Cahier des charges nettoyage de bureaux : les points à écrire

1. Décrire les locaux

• Adresse, surface approximative, nombre de niveaux et accès (ascenseur, badge, clés).
• Liste des zones : open spaces, bureaux fermés, salles de réunion, accueil, cuisine ou salle de pause, sanitaires, circulations, escaliers.
• Types de sols par zone : moquette, carrelage, vinyle, parquet, béton.
• Nombre de postes de travail et effectif présent, qui conditionnent le volume de corbeilles et l'usage des sanitaires.

2. Écrire les prestations et leur fréquence, zone par zone

C'est le cœur du document. Pour chaque zone, listez les tâches et leur fréquence : à chaque passage, chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre. Un tableau simple suffit.

• À chaque passage : vidage des corbeilles, sanitaires désinfectés, points de contact (poignées, interrupteurs), sols des zones de passage.
• Chaque semaine : dépoussiérage des bureaux dégagés, aspiration complète, cuisine et électroménager extérieur.
• Chaque mois ou trimestre : vitrerie intérieure, cloisons vitrées, intérieur du réfrigérateur, plinthes.
• Une à quatre fois par an : vitrerie extérieure accessible, shampooing de moquette, sièges textiles.

3. Fixer les horaires et les contraintes d'accès

Indiquez les plages possibles (tôt le matin, en soirée, le week-end), les zones à ne pas traiter en présence des équipes, et les consignes de sécurité : alarme, fermeture, badges. Précisez qui remet les clés et comment.

4. Définir le contrôle et le suivi

• Un cahier de passage ou un relevé, papier ou numérique, qui permet de savoir ce qui a été fait et quand.
• Un interlocuteur nommé chez le prestataire et un délai de réponse en cas de remarque.
• Un point régulier, par exemple trimestriel, pour ajuster les fréquences.

5. Régler les questions pratiques à l'avance

• Qui fournit les produits, le matériel et les consommables sanitaires (papier, savon, sacs) ?
• Comment est assuré le remplacement en cas d'absence de l'intervenant ?
• Quelles prestations sont facturées en supplément (remise en état après travaux, dégât des eaux, événement) ?
• Quels documents fournir : attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, Kbis, attestation de vigilance URSSAF.
• Quelle durée d'engagement, quel préavis, quelle facturation (mensuelle, détaillée) ?

Un cahier des charges qui sert à comparer

Envoyé à plusieurs prestataires, le même cahier des charges produit des devis enfin comparables : même périmètre, mêmes fréquences, mêmes horaires. L'écart de prix restant reflète alors l'organisation et le taux horaire de chacun, et non des oublis.

Chez Vegasure, chaque contrat de bureaux part d'un cahier des charges écrit, établi avec vous lors de la visite ou à partir de vos informations, qui détaille ce qui est fait à chaque passage et ce qui est périodique.